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法律事務所のIT活用 その2

 前回に引き続き、法律事務所のIT活用についてレポートします。今回はITを利用した情報共有の方法をお送りします。

○事務所内のデータ共有を合理化しましょう

  • 弁護士と事務職員との間のデータのやり取りにまだフロッピーディスクやUSBメモリーを使っていません か?パソコンを相互に接続することでスムーズなデータの共有が可能になります。よく使う書類も、ひな型を共有しておくことで、事務所全体で書類作成の合理化・統一化を図ることができます。
  • また、グループウェアを利用することで、スケジュールやクライアント情報を共有することができます。簡単なスケジュールの共有程度であれば、Yahoo!やGoogleが無料で提供しているオンラインカレンダーを利用することもできます。ただし、この場合は、情報漏えいをできるだけ避けるという観点から、あまり具体的な予定の記述は避けたほうが賢明でしょう。

○携帯電話の活用

いまや持っていない人を探すほうが難しい携帯電話ですが、電話以外の機能を使いこなせていない人が大多数です。次に、携帯電話の活用を考えてみましょう。

  • 路線検索や地図検索は慣れない場所への移動が多い弁護士になくてはならない機能といえます。無料のサービスもありますが、使い勝手では有料のサービスのほうが上です。月額300円程度で現在地から目的地までのすべてのルートを検索し、道案内してくれるサービスもあります。
  • 外出が多いほとんどの弁護士は、事務所との連絡に携帯電話を使っている思います。しかし、法廷内や移動中は携帯電話は使えません。着信を残してもらってかけ直すのも二度手間です。このような場合は、携帯電話の メール機能を利用します。メール文に電話番号を入れれば、直接電話をすることもできますし、文字にすることで聞き違いなどの伝達ミスも防げます。
  • また、事務所に届いたメールを携帯電話に転送するように設定しておけば、出先から内容を確認し、必要な指示をすることができます。すべてのメールが転送されてくるのが煩雑だという場合には、携帯電話からメールを確認できるサービスを利用するのもよいでしょう。
  • 携帯電話のメール機能をメモ代わりに使うこともできます。簡単な起案程度であれば、外出中に携帯電話で本文を作成してパソコンのメールに送っておき、事務所に戻ってからは体裁を整える程度で済ませることもできるでしょう。紙のメモと違って、そのままパソコンで利用できるのがこの方法の良いところです。
  • このように、携帯電話を活用することで業務効率の改善を図ることができますが、紛失・盗難対策も念頭に置くべきでしょう。紛失・盗難時に他者に操作できないようにするための機能(リモートロック機能)が使えるように設定しておくことも必要です。また、水没に備えて防水式の携帯電話を利用するのもよいでしょう。

 リーガルフロンティア21では、IT活用のノウハウの提供のほか、SE経験者などITに強い人材のご提案もいたします。お気軽にお問い合わせください。

リーガルフロンティア21 代表取締役 生千歳